(一)電子卷宗內(nèi)容。
電子卷宗包含法院在案件受理時接收或辦理過程中形成的電子文檔、圖像、音頻、視頻等電子文件,以及將紙質(zhì)案卷材料依托數(shù)字影像、文字識別等技術(shù)制作而成的電子文檔、數(shù)據(jù)等電子文件。
(二)電子文件制作。
電子文件包含由檢察院、法院、當事人、律師、第三方機構(gòu)等通過信息化系統(tǒng)提供的電子文檔、電子證據(jù)、電子音視頻材料等。案件紙質(zhì)卷宗要按照《人民法院電子訴訟檔案管理暫行辦法》(法〔2013〕283號)的質(zhì)量及格式要求制作電子文件。
(三)電子文件收集。
各類電子文件可通過訴訟服務(wù)平臺上傳、掃描設(shè)備輸入、業(yè)務(wù)系統(tǒng)流轉(zhuǎn)等方式,收集到辦案平臺中。要保證電子卷宗收集的同步性和及時性,在接收紙質(zhì)訴訟材料后盡快完成電子化,保障后續(xù)審判環(huán)節(jié)能夠及時使用電子卷宗。電子卷宗管理系統(tǒng)應(yīng)實現(xiàn)電子卷宗的自動排版和歸類。涉及國家秘密的案件卷宗應(yīng)在涉密辦案系統(tǒng)中生成和應(yīng)用。
(四)電子卷宗存儲和保管。
各高級人民法院可根據(jù)本院轄區(qū)應(yīng)用系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)和硬件建設(shè)情況,自行決定本轄區(qū)電子卷宗集中或分布存儲方式。應(yīng)采取及時存儲、異地備份等安全保障方式,保證電子卷宗存儲的安全性。
(五)電子卷宗審查和監(jiān)管。
要對個人和其他單位提供的電子材料進行審查,對本院電子卷宗的質(zhì)量進行監(jiān)管,避免出現(xiàn)遺漏、錯誤和延誤,審查和監(jiān)管的內(nèi)容包括數(shù)據(jù)完整度、圖像文件清晰度、數(shù)據(jù)掛接準確度以及生成及時性等。